Agiles DMS an SAP angedockt
Die manuelle Dokumentenpflege verursacht Fehler, kostet Zeit und widerspricht dem Gedanken eines unternehmensweiten Wissensmanagements. Der Maschinenhersteller Seidenader hat daher seine SAP-Software um ein individuell angepasstes Dokumentenmanagementsystem erweitert. Seidenader Maschinenbau entwickelt Inspektionsmaschinen und Anwendungen für Hersteller von pharmazeutischen Behältern und Produkten. Die Inspektionsmaschinen, von Tischmodellen bis zu Hochleistungsmaschinen mit Kamerasystemen und Bildverarbeitungsprozessoren, werden von Projektteams im Sondermaschinenbau entwickelt und getestet. Spezialisten in Konstruktion und Entwicklung setzen die Ergebnisse in Konzepte um. In Zusammenarbeit mit den Kunden entstehen so passgenaue Anwendungen. Daten müssen fließen Eine Grundlage dieses Zusammenspiels ist eine anpassungsfähige Dokumentenverwaltung mit einheitlicher Datenbasis. „Mit der Einführung von SAP haben wir schnell gemerkt, dass der mitgelieferte DMS-Standard für unsere Anforderungen nicht ausreicht“, sagt Stephan Odenthal, Head of Design Department & Engineering Services bei Seidenader. Zuvor nutzte Seidenader ein eigenes webbasiertes DMS, dessen Prinzip beibehalten werden sollte: „Unsere Dokumente wurden immer nach Dokumentenart abgelegt. Diese Klassifikation wollten wir weiterführen“, sagt Odenthal. Gesucht wurde ein SAP-Addon, das alle projekt- und maschinenbezogenen Dokumente nach maximal drei Klicks anzeigt, viele Dokumententypen organisiert und eine Schnittstelle zu SAP mitbringt. Adaptives System Schließlich wurde sich der Maschinenbauer mit dem PLM-Systemhaus smart-plm Aigner einig: „Im Gespräch haben wir gemerkt, dass man unsere Anforderungen wirklich nachvollziehen kann. Mit dem überzeugenden fachlichen Knowhow der Berater haben wir uns einer passgenauen Lösung angenähert“, so Stephan Odenthal. Gemeinsam sollte ein adaptives und in SAP integriertes Dokumentenmanagement entwickelt werden. „Entstanden ist smart-plm [Documents], mit dem wir den SAP-Standard mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen vermählen konnten,“ schildert Odenthal. SAP-verknüpfte Dokumente Das adaptive Dokumentenmanagementsystem (DMS/DVS) kann über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege, wie Projekte oder Materialien, integriert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Anwender Dokumente suchen, in baumartige Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen oder Änderungen vornehmen. „Projekte und die zugehörigen Maschinen haben eine bestimmte Projektstruktur. Dabei ist es oft sinnvoll, die Dokumente und Dokumentenstruktur mit den Projektstrukturen zu verbinden. Das DVS/DMS realisiert dies über Dokumentenakten, die mit PSP-Elementen im SAP PS verknüpft sind“, erläutert Christian Fürstinger, Berater des IT-Dienstleisters. Daraus ergebe sich eine transparente Dokumentenlenkung, die das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement stütze. Die Benutzeroberfläche des Addons ist an den Windows Explorer angelehnt, damit sich Anwender schnell in die Lösung einfinden. Entwicklung und Einführung Die Entwicklung und Einführung desr DVSLösung verlief schrittweise durch die Umsetzung von Programmcodes, die im Anschluss getestet und angepasst wurden. Die Lösung soll ab Herbst bei Seidenader alle projektbezogenen Dokumente in über 200 verschiedenen Dokumentarten, von der Liste offener Fragen über Betriebsanleitungen, Zertifikate, Protokolle und Zeichnungen bis hin zu Modell-Daten verwalten. Davon verspricht sich die Firma kürzere Bearbeitungszeiten, eine nach bewährtem Muster strukturierte Dokumentenablage und ein generell zukunftsfähiges Product Lifecycle Management.
